Politique de confidentialité

AL Service Comptable inc. · En vigueur le 9 novembre 2026

1. À qui s’adresse ce site

Kontia est l’outil de tenue de livres et de paie utilisé par AL Service Comptable inc. pour les dossiers de ses clients. Il n’est pas ouvert au public : l’accès est réservé aux personnes autorisées par AL Service Comptable inc. (son personnel et, lorsqu’elle l’accorde, certains clients pour leur propre dossier), chacune avec son propre compte et une double authentification.

2. Renseignements que nous détenons

• Utilisateurs du site : nom, courriel, rôle, dossiers et permissions accordés, dates de connexion et événements de sécurité (échecs de connexion, changements de mot de passe). Aucune adresse IP n’est conservée en clair.
• Dossiers de nos clients : coordonnées et logo de l’entreprise, numéros de TPS et de TVQ, fiches de clients et de fournisseurs de l’entreprise (nom, courriel, téléphone, adresse), factures, paiements, conciliations bancaires et écritures comptables.
• Paie des employés de nos clients : nom, adresse, courriel, numéro d’assurance sociale, date de naissance, dates d’embauche et de départ, salaire ou taux horaire, heures travaillées, retenues à la source, vacances, talons de paie, relevés d’emploi et feuillets T4 et Relevé 1. Le numéro d’assurance sociale ne sert qu’aux déclarations exigées par l’Agence du revenu du Canada, Revenu Québec et Service Canada.
• Journaux : historique des modifications des dossiers et des consultations (qui a ouvert quel dossier, quand).
• Documents envoyés par courriel (factures et talons de paie) : adresse du destinataire, date d’envoi et date à laquelle le document a été consulté au moyen du lien reçu. Aucune adresse IP ni autre trace de navigation n’est conservée.

3. Pourquoi nous les utilisons

Uniquement pour tenir les livres de nos clients, calculer la paie de leurs employés, produire leurs états financiers, rapports de taxes, remises et feuillets de fin d’année, respecter les lois fiscales et du travail et sécuriser le service. Nous n’utilisons pas ces renseignements à des fins de marketing et ne les vendons pas.

4. Qui y a accès

• Les employés et mandataires de AL Service Comptable inc. qui en ont besoin pour leur travail, selon le rôle et les dossiers qui leur sont assignés.
• Un client à qui AL Service Comptable inc. ouvre un compte ne voit que son propre dossier, et seulement les sections permises (par exemple consulter les rapports sans pouvoir modifier la paie).
• Un employé qui reçoit son talon de paie par courriel ne voit que son propre talon.
• Les renseignements ne sont communiqués à d’autres personnes que si la loi l’exige (par exemple aux autorités fiscales) ou avec le consentement requis.

5. Où sont-ils hébergés

Les données sont hébergées à : Beauharnois (Québec), chez OVHcloud, en vertu d’une entente écrite sur la protection des renseignements personnels. Des équipes du groupe OVHcloud situées en Europe, au Royaume-Uni ou au Canada peuvent intervenir à distance sur l’infrastructure pour sa disponibilité, sa sécurité ou sa maintenance ; les données demeurent au Québec et sont chiffrées. Une copie de sauvegarde chiffrée est aussi conservée au Québec, sur un poste du cabinet. Les courriels (factures, talons de paie, sommaires de paie) sont transmis par le service d’envoi de courriels utilisé par le site ; ils contiennent un lien sécurisé plutôt que le document lui-même. Tout nouveau prestataire qui traiterait des renseignements personnels fait l’objet d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et d’une entente écrite au préalable.

6. Comment nous les protégeons

• Chiffrement des données au repos (AES-256-GCM) et connexion chiffrée (HTTPS).
• Mot de passe robuste et double authentification obligatoire ; verrouillage après des tentatives échouées ; fermeture automatique des sessions inactives.
• Accès limité par rôle, par dossier et par section ; journal des consultations et des modifications.
• Liens envoyés par courriel uniques et impossibles à deviner ; un lien de talon de paie expire après six mois.
• Sauvegardes chiffrées par phrase secrète.
• Registre des incidents de confidentialité ; avis à la Commission d’accès à l’information et aux personnes concernées en cas de risque de préjudice sérieux.

7. Combien de temps nous les conservons

Les registres comptables, registres de paie et pièces justificatives sont conservés six ans après la dernière année à laquelle ils se rapportent, comme l’exigent les lois fiscales. Ensuite, ils sont détruits ou anonymisés. Un dossier archivé est conservé pendant ce délai, mais n’est plus utilisé. À la demande d’une personne, ses coordonnées (courriel, téléphone, adresse) peuvent être effacées dès que possible ; son nom est anonymisé à l’expiration du délai de conservation.

8. Vos droits

Vous pouvez demander d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons sur vous, de les faire rectifier, de retirer votre consentement ou de demander leur effacement lorsque la loi le permet. Nous répondons par écrit dans les 30 jours. Vous pouvez aussi porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.

9. Gouvernance

• La responsable de la protection des renseignements personnels approuve nos politiques, est consultée dès le début de tout projet qui touche des renseignements personnels, tient le registre des incidents et répond aux demandes et aux plaintes.
• Chaque personne qui a accès aux dossiers signe un engagement de confidentialité et reçoit une formation avant l’ouverture de son compte, puis chaque année.
• Les accès sont revus chaque trimestre et retirés le jour du départ d’une personne ou de la fin d’un mandat.
• Une fois par année, les dossiers dont le délai de conservation est écoulé sont détruits ou anonymisés.
• Nos politiques sont révisées chaque année et après tout incident grave.

10. Responsable de la protection des renseignements personnels

Alexandra Lauzon, présidente
Courriel : info@al-sc.com